Zarządzanie czasem to umiejętność, której można się nauczyć i którą można doskonalić. Bez względu na pracę czy sytuację, zawsze można być bardziej efektywnym i zorganizowanym w sposobie wykorzystania czasu. Dobre zarządzanie czasem poprawia również jakość życia. Oznacza to, że masz więcej czasu na rzeczy, które lubisz poza pracą.

Jeśli czujesz, że ciągle ścigasz się z czasem i nigdy nie masz wystarczająco dużo godzin w ciągu dnia, aby wszystko zrobić, czytaj dalej, aby odkryć, jak lepiej zarządzać swoim czasem i stać się bardziej produktywnym każdego dnia.

Poranny rytuał

Jednym z najlepszych sposobów na lepsze wykorzystanie czasu jest rozpoczęcie dnia od małej, ale skutecznej rutyny porannej. Jest to najlepszy czas w ciągu dnia, aby wykonać skoncentrowaną pracę i stać się bardziej produktywnym przez resztę dnia. Poranna rutyna może obejmować medytację, wizualizację, czytanie, pisanie lub inne czynności zwiększające produktywność. Możesz również wykorzystać swój poranny czas, aby uniknąć bezproduktywnych nawyków, takich jak sprawdzanie mediów społecznościowych lub spożywanie niezdrowej żywności. Pamiętaj, że twój poranny rytuał nie musi zajmować godziny z twojego dnia. Może być tak szybki i prosty, jak poświęcenie kilku minut każdego ranka na zastanowienie się nad nadchodzącym dniem.

Poznaj swoje najbardziej produktywne pory dnia

Aby mądrze wykorzystać swój czas, musisz wiedzieć, kiedy jesteś najbardziej produktywny. Jeśli próbujesz osiągnąć wiele, może się okazać, że utkniesz w pewnym momencie. Jest to często spowodowane tym, że zadania zajmują więcej czasu niż się spodziewałeś. Jeśli utknąłeś i nie masz czasu, aby skończyć wszystkiego, być może będziesz musiał odłożyć niektóre rzeczy na inny dzień. Wiedza o tym, jakie są Twoje najbardziej produktywne pory dnia, może pomóc Ci zaplanować dzień i skupić się na najważniejszych zadaniach. Dzięki temu będziesz mógł zrobić więcej rzeczy w krótszym czasie. Możesz również wykorzystać mniej produktywne godziny, aby zająć się mniej ważnymi zadaniami lub zrobić sobie przerwę. Wiedza o tym, kiedy jesteś w najlepszej formie, może również pomóc Ci zdecydować, kiedy zaplanować spotkania i terminy.

Stwórz listę rzeczy do zrobienia

Jeśli jeszcze tego nie robisz, zacznij używać listy rzeczy do zrobienia. Nie musisz używać wymyślnej aplikacji lub systemu, wystarczy zwykła lista, która też będzie działać. Plusem jest łatwe śledzenie postępów wypisując swoje zadania. . Lista rzeczy do zrobienia może pomóc Ci śledzić ważne zadania swoje i innych. Ponadto pozwala łatwo skreślać pozycje z listy po ich wykonaniu, dzięki czemu możesz czuć się produktywny i zorganizowany w tym samym czasie.

Nie trać czasu na nieważne zadania

Kiedy decydujesz o tym, które zadania umieścić na liście rzeczy do zrobienia, a które odhaczyć, upewnij się, że są one ważne. Marnowanie czasu na nieistotne zadania to jeden z najprostszych sposobów, aby źle wykorzystać swój czas i stać się mniej wydajnym.

Załóżmy, że masz do wykonania duży projekt i zajmuje ci to większą część dnia. Masz dużo pracy, a przed Tobą jeszcze kilka takich dni. Ktoś podchodzi do Ciebie w sprawie małego projektu pobocznego, którego wykonanie zajmie Ci tylko godzinę lub dwie. Jeśli ten projekt nie jest konieczny lub nie jest związany z twoimi głównymi priorytetami, nie bierz go na siebie. Bądź selektywny i mądry w kwestii zadań, na które poświęcasz swój czas. Nie trać czasu na nieistotne zadania, a będziesz bardziej produktywny.

Oszacuj, ile czasu zajmą zadania

Oszacowanie, ile czasu zajmie każde zadanie z listy rzeczy do zrobienia, może pomóc Ci być bardziej produktywnym. Możesz wykorzystać te informacje, aby nadać priorytet swojej liście rzeczy do zrobienia i zdecydować, w jakiej kolejności powinieneś je wykonać. W przypadku prostych zadań, takich jak odpowiadanie na e-maile, możesz zapisać ilość czasu, jaką uważasz, że zajmie Ci to zadanie. Możesz również oszacować czas dla bardziej złożonych zadań, takich jak pisanie raportu, projektu lub prezentacji. To może dać Ci ogólne pojęcie o tym, ile czasu zajmie Ci wykonanie każdej pozycji z listy rzeczy do zrobienia. Pozwoli Ci to lepiej zaplanować dzień, tak abyś nie popełnił błędu i nie utknął w pracy do późna.

Używaj znaczników czasu wiadomości e-mail, aby być na bieżąco

Podczas gdy szacujesz, ile czasu zajmie każdy element, obserwuj znaczniki czasu wiadomości e-mail w swojej skrzynce odbiorczej. Pomoże Ci to utrzymać się w ryzach w stosunku do innych zadań i upewnić się, że nie zostaniesz w tyle. Jeśli wiadomość e-mail jest pilna, możesz ją oznaczyć jako taką, a następnie użyć znacznika czasu, aby śledzić, ile czasu zajęła Ci odpowiedź. Możesz również używać znaczników czasu, gdy wysyłasz wiadomości e-mail. Może to pomóc innym osobom, z którymi się komunikujesz, również pozostać na bieżąco. Możesz użyć przycisku “odpowiedz” w Mailu lub Outlooku, aby dodać znacznik czasu do swoich e-maili. Dzięki temu godzina i data zostaną automatycznie dodane na dole wiadomości.

Sprawdzaj swoją pocztę tylko dwa razy dziennie

Podczas gdy pracujesz nad uporządkowaniem swojej skrzynki odbiorczej, rozważ sprawdzanie jej tylko dwa razy dziennie. Możesz wykorzystać ten czas, aby skupić się na innych zadaniach i pozostać produktywnym. Pomoże Ci to trzymać się z dala od ciągłego rozpraszania przez pocztę elektroniczną i zmniejszyć ilość sprawdzanych przez Ciebie wiadomości każdego dnia. Maile mogą być również czasochłonne, więc jeśli będziesz sprawdzać je częściej, może się okazać, że poświęcasz więcej czasu na zajmowanie się nimi, niż naprawdę potrzebujesz. Ograniczenie ilości sprawdzania poczty elektronicznej każdego dnia może pomóc w zmniejszeniu ilości czasu spędzanego na zajmowaniu się mailami. Możesz również skorzystać z narzędzi takich jak Boomerang czy Inbox Pause, które pozwalają na tymczasowe “wstrzymanie” przychodzących wiadomości i odesłanie ich w późniejszym czasie, kiedy będziesz mógł się lepiej skupić.

Zarządzanie swoim czasem jest kluczem do osiągnięcia sukcesu w życiu, karierze i związkach. Aby to zrobić, musisz nauczyć się ustalać priorytety, delegować zadania i planować. Musisz być w stanie rozpoznać swoje słabości i zająć się nimi poprzez posiadanie planu i wyznaczanie sobie jasnych celów. Jeśli nie masz pojęcia o tym, jak spędzasz swój czas, nigdy nie będziesz w stanie efektywnie go wykorzystać. Teraz, gdy znasz te skuteczne wskazówki dotyczące zarządzania czasem, masz wszystko, czego potrzebujesz, aby stać się bardziej wydajnym i produktywnym.